Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación. El registro del volumen de facturas emitidas da clara muestra de los ingresos del autónomo; ingresos que junto con los gastos constituye la información básica con la que debe contar tu asesoría para la presentación de impuestos.
¿En qué momento está obligado el empresario a emitir y enviar la factura al destinatario? La respuesta difiere si el destinatario es autónomo profesional o particular.
– Si el destinatario es el cliente particular, la factura ha de emitirse en el momento del devengo de IVA o lo que es lo mismo, cuando se realiza la operación. De la misma forma, el envío de la factura se tiene que hacer en el momento de la emisión.
– En caso de que el destinatario de la operación que se factura sea profesional o empresario, la factura se ha de emitir y hacer llegar al cliente antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto o la propia operación.
Plazos para la conservación de facturas
La normativa obliga a la conservación de las facturas, documentos y justificantes, generalmente, durante cuatro años. Recordemos que estas facturas son indispensables para la deducción de gastos algunos de los cuales se pueden justificar sin factura, con otro tipo de documento justificativo. El caso más claro es el de la cuota de autónomos para cuya deducción has de conservar el recibo bancario.
Aunque el plazo general de conservación de facturas es de cuatro años hay casos excepcionales en los que las facturas deben conservarse durante más tiempo. Por ejemplo, las facturas que documentan adquisiciones de bienes amortizables o mejoras en estos bienes o facturas de gastos que dan derecho a deducciones y bonificaciones.